Checklisten & Tasks Add-On
Das Checklisten Add-On ermöglicht es, strukturierte Aufgabenlisten für verschiedene Schichtarten zu definieren. Mitarbeiter können diese während ihrer Schicht direkt in der App abarbeiten, Anhänge hinzufügen und Notizen hinterlassen.
1. Checklisten erstellen
In den Betriebseinstellungen können Sie unter dem Punkt "Checklisten" neue Vorlagen definieren. Eine Checkliste besteht aus einem Titel und beliebig vielen Einzelaufgaben.
Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Betriebe > [Ihr Betrieb] > Checklisten.
- Klicken Sie auf den Button + Neu.
- Vergeben Sie einen Titel für die gesamte Checkliste (z. B. "Lebensmittelkontrolle").
- Fügen Sie Aufgaben hinzu:
- Titel & Beschreibung: Definieren Sie genau, was zu tun ist.
- Erforderliche Einreichungen: Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter eine Notiz schreiben oder ein Foto hochladen muss, um die Aufgabe abzuschließen.
- Anhänge: Sie können Dokumente oder Beispielbilder (z. B. eine Anleitung) direkt an die Aufgabe anfügen.
- Speichern Sie die Liste ab.
2. Suchen und Kopieren von Checklisten
Um den Administrationsaufwand gering zu halten, können bestehende Checklisten schnell gefunden oder als Vorlage für neue Listen kopiert werden.
- Suchen: Nutzen Sie das Suchfeld oben links in der Checklisten-Übersicht, um nach Titeln oder Aufgabeninhalten zu filtern.
- Kopieren: Über das Aktionsmenü (drei Punkte) an einer bestehenden Checkliste können Sie eine Kopie erstellen, um beispielsweise eine ähnliche Liste für einen anderen Bereich anzupassen.
3. Checklisten Schichten zuweisen
Damit Mitarbeiter eine Checkliste sehen, muss diese einer Schichtart oder einer spezifischen Schicht im Arbeitsplan zugewiesen werden.
Automatische Zuweisung via Schichtart:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Schichtarten.
- Wählen Sie eine Schichtart aus (z. B. "Service" oder "Küche").
- Scrollen Sie zum Bereich Checklisten und wählen Sie die gewünschten Vorlagen aus. Jede Schicht dieser Art enthält nun automatisch diese Checklisten.
Manuelle Zuweisung im Arbeitsplan:
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Schicht im Arbeitsplan können Sie unter "Mehr" spezifische Checklisten für diesen Termin auswählen und bei Bedarf Mitarbeiter direkt zuweisen.
4. Details einsehen und Visieren (Genehmigung)
Nachdem ein Mitarbeiter die Aufgaben erledigt hat, können Administratoren den Fortschritt und die Ergebnisse in der Berichtsübersicht prüfen.
Auswertung:
- Navigieren Sie zu Berichte > Checklisten.
- Hier sehen Sie eine Übersicht aller Schichten mit Checklisten, den Status der erledigten Aufgaben und wer diese bearbeitet hat.
- Details: Klicken Sie auf eine Checkliste, um die einzelnen Aufgaben, die Zeitstempel der Erledigung, geschriebene Notizen und hochgeladene Medien (Fotos) einzusehen.
- Visieren: Wenn alle Aufgaben korrekt erledigt wurden, kann die Checkliste über den Button Genehmigung (Visieren) final abgeschlossen werden.