Mitarbeiterverwaltung

Lernen Sie die einfache Mitarbeiterverwaltung von Squadra mit ihren umfassenden Möglichkeiten kennen.

1. Definition der Mitarbeiter Profilfelder

Unter Einstellungen - Mitarbeitende kannst du die Profilfelder deiner Mitarbeiter definieren resp. anpassen. Die Mitarbeiterfelder sind vom Mitarbeiter beim Onboarding auszufüllen und können anschliessend vom Mitarbeiter in der App resp. vom Management im Web eingesehen und bearbeitet werden.

Standardfelder

Die Standardfelder sind vordefinierte Informationen, die du aktiviert und als optional oder Pflichtfeld bezeichnet werden können. Ein Mitarbeiter braucht mindestens einen Vornamen, einen Nachnamen sowie eine Email Adresse.

Benutzerdefinierte Felder

Es können beliebig viele frei definierbare Mitarbeiterfelder ergänzt werden. Es gibt folgende Typen:

• Kurztext
• Langer Text
• PDF
• Bild
• Auswahl aus frei definierbaren Optionen

Ein Mitarbeiterfeld kann als Pflichtfeld markiert werden, dann müssen die Mitarbeiter ausfüllen. Ein Mitarbeiterfeld kann auch als 'unsichtbar für Mitarbeitende' definiert werden, dann ist es ein internes Feld. Die Kombination Pflicht und Intern geht nicht.

2. Mitarbeiter einladen

Es gibt zwei Arten, wie Mitarbeiter zum Team hinzugefügt werden können. Einzelne Mitarbeiter können über die Liste und den Action Button “Einladen” auf der rechten Seite der Mitarbeiterzeile eingeladen werden. Das sendet ein Email an den Mitarbeiter mit einem persönlichen Einladungslink, mit welchem er der Firma beitreten kann. Squadra zeigt dir anschliessend, ob der Mitarbeiter die Einladung bereits akzeptiert oder das Onboarding bereits abgeschlossen hat.

Falls der Mitarbeiter noch nicht reagiert hat, kannst du ihm nochmals eine Einladung senden. Die zwei häufigsten Gründe, weshalb ein Mitarbeiter nicht reagiert ist:

• falsche Email Adresse hinterlegt: überprüf die von dir eingegebene Adresse
• Spam: die Einladung landet im Spam-Ordner

Damit ein Mitarbeiter eingeplant werden kann, braucht es mindestens folgende Angaben:

• Name
• Vorname
• gültiger Vertrag

Im Team über den Button “Einladen” können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingeladen werden. Mitarbeiter mit der gleichen Rolle oder gleichen Rolle und gleichen Funktion können so schnell und einfach eingeladen werden. Sämtlichen weiteren Informationen füllt der Mitarbeiter beim Onboarding anschliessend selber aus.

3. Verträge

Im Team muss für jeden Mitarbeiter ein Vertrag hinterlegt werden. Ausnahme Eigentümer brauchen keine Verträge. Ein Mitarbeiter kann mehrere Verträge mit unterschiedlichen Betrieben gleichzeitig haben. Innerhalb eines Betriebes aber nur ein aktiver. Verträge können digital unterzeichnet werden (siehe digitale Arbeitsverträge).

Ein Vertrag regelt für die Mitarbeiter:

• Betrieb: welchem Betrieb ist der Mitarbeiter zugeordnet.
• Funktion: welches ist seine primäre Funktion (bspw. Barmitarbeiter), was auch die primären Tätigkeiten (zuweisbare Schichtarten) definiert.
• Anstellung:
  • Im Stundenlohn: dann kannst du Brutto- und Nettolohn erfassen
  • Im Monatslohn: dann kannst du den Bruttolohn erfassen
• Pensum: zu wieviel Stellenprozent ist der Mitarbeiter in diesem Betrieb angestellt
• Beginnt am: Startdatum, ab welchem ein Mitarbeiter Zeit erfassen kann. Mitarbeiter mit einem gültigen Vertrag in der Zukunft können bereits vor dem Startdatum:
  • ihre Verfügbarkeiten übermitteln
  • für Einsätze eingeplant werden und
  • Nachrichten mit wichtigen Informationen erhalten
• Endet am: Enddatum, ab welchem ein Mitarbeiter nicht mehr verfügbar ist und aus dem Betrieb austritt

Verträge werden automatisch von Squadra auf aktiv resp. inaktiv gesetzt.

4. Mitarbeiter löschen und archivieren

Mitarbeiter, die du nicht mehr in deinem Team hast / brauchst können archiviert oder gelöscht werden.

Hierbei gilt es zu unterscheiden:

• Archivieren: ist für Mitarbeiter, die effektiv für dein Betrieb gearbeitet haben, wo ihr sämtliche Informationen aufbewahren müsst. Diese können im Team mit dem Filter ‘archiviert’ angezeigt werden.

• Löschen: ist für Mitarbeiter, die fälschlicherweise eröffnet wurden oder nie gearbeitet haben. Sämtliche Informationen der Mitarbeiter und allfälliger Einsätze werden unwiderruflich gelöscht und sind anschliessend nicht mehr verfügbar.

5. Informationen auf dem Mitarbeiterprofil

5.1. Persönliche Angaben

Hier sind die Informationen des Mitarbeiters ersichtlich. Sämtlich Mitarbeiterprofil-Felder werden hier aufgeführt.

5.2. Einstellungen

Rolle

Ein Mitarbeiter hat eine der folgende Rollen:

• Eigentümer können alle Einstellungen anpassen und sämtliche Betriebe, Mitarbeiter und Löhne einsehen und anpassen. Sie haben Zugriff auf die Web-App und Mobil-App
• Administratoren können die Einstellungen, Mitarbeiter und Löhne der Betriebe einsehen und ändern, sofern sie einen gültigen Vertrag mit dem Betrieb haben. Sie haben Zugriff auf die Web-App und Mobil-App.
• Manager können Einsätze planen und visieren bei den Betrieben, wo sie einen gültigen Vertrag haben. Sie sehen keine Löhne. Sie haben Zugriff auf die Web-App und Mobil-App
• Mitarbeiter können nur ihre persönlichen Informationen, Einsätze und Arbeitszeiten in der Mobil-App einsehen.

Fähigkeiten

Mitarbeiter spezifische Fähigkeiten können hier dem Mitarbeiter zugeordnet werden.

Planbarkeit

Für Mitarbeiter kann definiert werden, ob sie für Schichten geplant werden können. Sollte ein Mitarbeiter im Arbeitsplan nicht ersichtlich sein, ist diese Einstellung zu überprüfen.

5.3. Saldi

Monatsübersicht der Stunden:

• Sollstunden
• Über / Unterstunden
• Buchungen
• Urlaub

5.4. Stundenblätter

Detaillierte Herleitung der monatlichen Stundenblätter des Mitarbeiters.

5.5. Ruhetage

Übersicht der Ruhetage des Mitarbeiters.

5.6. Absenzen

Auflistung sämtlicher Absenzen des Mitarbeiters.

5.7. Buchungen

Korrekturbuchungen wie Zeitsaldi, Urlaub-, Feiertagsguthaben, etc. können hier erstellt, bearbeitet resp. eingesehen werden.

5.8. Trinkgeld

Detailübersicht der Trinkgeldansicht des Mitarbeiters.

5.9. Jobs

Übersicht der Jobs des Mitarbeiters.