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Trinkgeld-Modul

Das Trinkgeld-Modul von Squadra ermöglicht eine automatisierte Zusammenzugsvariante von Trinkgeldern und Auszahlungen für eine faire und transparente Verteilung im gesamten Team. Über eine direkte Anbindung an Ihre Kassensysteme oder manuell erfasste Transaktionen berechnet das System die Anteile vollautomatisch basierend auf den Regeln des Betriebes.

1. Aktivierung und Grundeinstellungen​

Bevor Sie die Trinkgeldverteilung nutzen können, muss das Add-on im Administrationsbereich aktiviert und für den jeweiligen Betrieb konfiguriert werden.

Vorgehensweise:​

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Add-ons und stellen Sie sicher, dass das Trinkgeld-Modul aktiv ist.
  2. Wechseln Sie zu Einstellungen > Betriebe und wählen Sie den gewünschten Betrieb aus (z. B. BAR 45).
  3. Klicken Sie im linken Untermenü des Betriebs auf den Punkt Trinkgeld.

2. Datenquelle und Verteilungsregeln definieren​

Im Einstellungsfenster legen Sie fest, woher die Trinkgelddaten stammen und nach welchen Kriterien sie gesammelt und aufgeteilt werden.

Datenquelle einrichten​

  • Kassensystem anbinden: Wählen Sie Ihre Datenquelle aus (z. B. HelloTess, Payfix (via DataHero),Lightspeed).
  • Schnittstelle (API): Das System generiert eine eindeutige Webhook-Adresse und einen API-Schlüssel (api-key), um Daten aus Ihrem Kassensystem verschlüsselt und automatisiert zu empfangen.

Verteilung & Pools konfigurieren​

Sie können bestimmen, nach welchen Regeln das Trinkgeld berechnet und an die Mitarbeiter verteilt wird.

  1. Verteilungsintervall: Legen Sie fest, in welchem Rhythmus das Trinkgeld aggregiert wird (z. B. jeder Stunde).
  2. Pool erstellen: Vergeben Sie einen Namen für den Verteilungs-Pool (z. B. Trinkgeld Pool). Sie können mehrere Pools sowie Verteillogik zwischen den Pools definieren.
  3. Anteil am Gesamtpool: Bestimmen Sie, wie viel Prozent des eingenommenen Trinkgelds in diesen Pool fließen (z. B. 100%).
  4. Art der Verteilung: Wählen Sie aus, wie die Berechnung erfolgt:
    • Pro Person: Gleichmäßige Verteilung auf die anwesenden Köpfe.
    • Nach Arbeitszeiten: Verteilung exakt proportional zu den geleisteten Arbeitsminuten innerhalb des Zeitfensters.
  5. Empfängerkreis einschränken: Wählen Sie über das Drop-down-Menü gezielt die Schichtarten oder Funktionen aus, die an diesem Pool partizipieren sollen (z. B. Aushilfe, AV, Barkeeper, Koch, Service etc.).
  6. Fallback-Pool: Definieren Sie optional einen Auffang-Pool für den Fall, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Mitarbeitenden aus den primär definierten Kriterien aktiv im Dienst eingestempelt sind.

(Video: Einrichtung der Schnittstelle, Pools und Verteilungsregeln für das Trinkgeld)

3. Trinkgeldübersicht und Kontrolle​

Sobald Daten über die Schnittstelle einlaufen, wertet Squadra diese im Hauptmenü unter dem Punkt Trinkgeld aus. Die Ansicht ist in drei funktionale Reiter unterteilt:

Mitarbeitende​

Zeigt eine kompakte Übersicht aller Angestellten für den gewählten Monat. Sie sehen auf einen Blick den akkumulierten Betrag aus dem jeweiligen Pool sowie das gesamte zu berücksichtigende Trinkgeld. Über den Button Exportieren lassen sich diese Daten direkt für die Lohnbuchhaltung aufbereiten.

Pools​

Listet die kumulierten Trinkgelder aufgeteilt nach den einzelnen Abrechnungsperioden oder Tagen auf. So sehen Sie exakt, an welchen Tagen wie viel Trinkgeld zur Verteilung generiert wurde.

Transaktionen​

Bietet ein lückenloses Audit-Log aller vom Kassensystem übermittelten Einzelbeträge. Jede Buchung wird mit Zeitstempel, Bruttoumsatz, Trinkgeldbetrag und dem prozentualen Anteil ausgewiesen.

4. Transparenz für Mitarbeitende (Detailansicht)​

Mitarbeitende können ihre Trinkgeldabrechnung transparent nachvollziehen. Die Daten stehen den Mitarbeitenden in der App zur Verfügung (siehe Mobile App Trinkgeld). Vorgesetzte sehen diese Aufschlüsselung ebenfalls über die Mitarbeiterakte:

  1. Klicken Sie in der Trinkgeldübersicht bei einer Person auf das Detail-Auge.
  2. Sie werden in den Reiter Trinkgeld des entsprechenden Mitarbeitenden weitergeleitet.
  3. Durch Auswahl einer spezifischen Periode schlüsselt das System den Anspruch stundengenau auf:
    • Zeitperiode: Zeigt das exakte Zeitfenster (z. B. 10:00 - 11:00).
    • Zum Verteilen: Der Betrag, der in dieser Stunde insgesamt für den Pool eingenommen wurde.
    • Anspruch: Der prozentuale Anteil des Mitarbeitenden basierend auf seiner Präsenzzeit im Vergleich zu anderen anwesenden Teammitgliedern.
    • Trinkgelder aus dem Pool: Der effektiv für diese Stunde gutgeschriebene Geldbetrag.