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Spesenmodul

Das Spesenmodul von Squadra ermöglicht eine effiziente und digitale Abwicklung von Mitarbeiterauslagen. Von der Definition individueller Spesenarten bis hin zur finalen Genehmigung und dem Export für die Buchhaltung wird der gesamte Prozess im Web-Interface gesteuert.

1. Konfiguration: Spesenarten definieren​

Bevor Mitarbeitende Spesen in der App einreichen können, müssen die entsprechenden Kategorien (Spesenarten) zentral konfiguriert werden.

Vorgehensweise:​

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Betriebe > [Ihr Betrieb].
  2. Wählen Sie den Unterpunkt Spesenarten.
  3. Falls das Modul noch nicht aktiv ist, klicken Sie auf den Button Add-on jetzt aktivieren.
  4. Klicken Sie auf + Neu, um eine Spesenart zu erstellen.
  5. Konfigurieren Sie die Details:
    • Name: Bezeichnung der Spese (z. B. "Verpflegung", "Fahrtkosten").
    • Betrag: Geben Sie einen Fixbetrag ein oder lassen Sie das Feld leer für variable Eingaben durch den Mitarbeitenden.
    • Anforderungen: Legen Sie fest, ob ein Bild des Belegs zwingend erforderlich ist.

2. Spesen verwalten: Prüfen, Visieren & Ablehnen​

Eingereichte Spesen landen zur Prüfung in der Administration. Vorgesetzte können diese zentral einsehen und bearbeiten.

Vorgehensweise:​

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Berichte > Spesen.
  2. Nutzen Sie die Filter (Zeitraum, Status, Mitarbeitende), um die Liste einzugrenzen.
  3. Ansehen & Anpassen: Klicken Sie auf eine Spese, um den Beleg zu prüfen. Sie können Beträge oder Kategorien nachträglich korrigieren.
  4. Visieren: Wenn der Antrag korrekt ist, klicken Sie auf den lila Button Visieren. Die Spese gilt damit als genehmigt.
  5. Ablehnen: Entspricht ein Antrag nicht den Richtlinien, klicken Sie auf Ablehnen. Sie können einen Grund angeben, den der Mitarbeitende in der App sieht.

3. Export für die Buchhaltung​

Um die genehmigten Spesen auszuzahlen, können Sie alle Daten gefiltert exportieren.

  • Klicken Sie in der Spesenübersicht oben rechts auf den Button Exportieren.
  • Wählen Sie das gewünschte Format (CSV oder Excel).
  • Die Datei enthält alle relevanten Informationen wie Mitarbeitende-ID, Betrag, Datum, Spesenart und den Link zum Beleg für Ihre Buchhaltungssoftware.
Best Practice

Visieren Sie Spesen regelmäßig am Ende einer Woche oder eines Monats, damit die Auszahlungen zeitnah mit der Lohnabrechnung erfolgen können.