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Zeiterfassung & Betriebliche Einstellungen

Dieses Kapitel beschreibt die zentralen Konfigurationsmöglichkeiten für die Zeiterfassung im Web-Interface von Squadra sowie die administrativen Vorgaben auf Betriebsebene.

1. Arbeitszeit-Vorgaben​

Die grundlegenden Rahmenbedingungen für die Arbeitszeitberechnung werden global für den jeweiligen Betrieb hinterlegt:

  • Soll-Arbeitsstunden pro Woche: Für ein Vollzeitpensum (100%) ist die standardmäßige wöchentliche Sollarbeitszeit auf 42 Stunden festgelegt. Dies wird typischerweise vom Arbeitsrecht resp. falls existent vom relevanten GAV definiert.
  • Maximale Arbeitsstunden pro Woche: Die gesetzlich oder betrieblich maximal erlaubte Höchstarbeitszeit.
  • Maximale Dauer eines Einsatzes: Definiere nach wievielen Stunden ein Einsatz vom System automatisch beendet wird, falls die Mitarbeitende vergessen hat den Einsatz zu beende.
  • Standardlänge der Schichten: Definiere den Standardwert für neu erstellte Schichten im Dienstplan. Das wir für die

2. Toleranzen (Check-In & Check-Out)​

Toleranzgrenzen regulieren, wie flexibel Mitarbeitende ihre Schichten starten und beenden können. Diese Einstellungen werden primär auf Betriebsebene definiert, können jedoch bei Bedarf auch für spezifische Schichtarten individuell angepasst werden:

  • Check-In Toleranz: Ist standardmäßig auf 20 Minuten eingestellt. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende ihren Einsatz frühestens 20 Minuten vor dem offiziellen Schichtbeginn einstempeln können. Ein noch früherer Start wird systemseitig blockiert.
  • Check-Out Toleranz (Toleranz beim Auschecken): Ist auf 15 Minuten definiert. Wenn Mitarbeitende die Schicht nach Ablauf dieser Toleranzgrenze beenden (überstürzt oder verspätet), greift die Kontrollfunktion: Der Mitarbeitende muss beim Beenden zwingend eine schriftliche Erläuterung bzw. Begründung für die Abweichung hinterlassen, bevor die Zeit eingereicht werden kann.

(Video: Konfiguration der Arbeitszeiten und Toleranzen im Web-Interface)

3. Anwesenheitspflicht & Präsenzkontrolle per Schichtart​

Über die Anwesenheitskontrolle legen Sie fest, über welches Medium die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten protokollieren müssen. Diese Pflicht kann für jede Schichtart separat bestimmt werden:

  • Tablet-Terminal (mit PIN): Mitarbeitende stempeln sich zentral an einem vor Ort installierten Tablet ein, indem sie ihr Profil auswählen und sich mit ihrer persönlichen PIN identifizieren.
  • QR-Code vor Ort: Die Mitarbeitenden nutzen ihr eigenes Smartphone, müssen jedoch vor Ort einen spezifisch generierten QR-Code des Betriebs (z. B. für den Bereich "Innenbar" oder "Aussenbar") scannen, um den Einsatz freizuschalten.
  • Direkt in der App (Freie Zeiterfassung): Ist für eine Schichtart keine restriktive Anwesenheitspflicht aktiviert, können Mitarbeitende den Einsatz ortsunabhängig und direkt per Knopfdruck in ihrer Smartphone-App starten und stoppen.

4. Zeiterfassung​

Für detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Bedienung der Zeiterfassungsfunktionen auf den jeweiligen Endgeräten wechseln Sie bitte in die folgenden Kapitel:

  • Tablet: Erfahren Sie alles über das Ein- und Ausstempeln am stationären Tablet, die PIN-Eingabe sowie das Bearbeiten von Checklisten direkt vor Ort.
  • Mobile App: Eine detaillierte Anleitung zum Starten geplanter oder ungeplanter Einsätze, dem fliegenden Wechsel von Tätigkeiten und dem Einreichen von Schichten inklusive Notizen bei Toleranzabweichungen.