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Schichtplanung

Dienstplanung, Einsatzplanung, Mitarbeiterplanung, Schichtplanung: Es gibt viele Begriffe für das Herzstück eines Schichtbetriebs.

1. Schichten erstellen​

Im Kalender können Schichten entweder über den ‘Neu’ Button oder durch Doppelklick auf einen Tag erstellt werden.

Eine Schicht kann als Serie oder einzeln erstellt werden.

Schichten werden dem Mitarbeiter immer mit Start und Endzeit angezeigt, d.h. eine Barschicht kann von 06.30 bis 12.00 und aber auch von 12.00 - 18.00 gehen. Die Schicht muss nicht separat als Früh- oder Tagesschicht betitelt werden, da dies bereits durch die Zeit gegeben ist.

Das kann die Komplexität von Schichtplänen stark reduzieren.

2. Schichten ändern​

Um eine Schicht anzupassen kann die entsprechende Schicht geöffnet und nach belieben bearbeitet werden. Falls die bereits eine oder mehrer Personen einer Schicht zugewiesen sind, werden diese über die Änderungen informiert. Es können sowohl einzelne Schichten aber auch ganze Serien angepasst werden. Werden mehrere Schichten mit der dem Cursor markiert, können diese ebenfalls gemeinsam bearbeitet werden, unabhängig davon ob sie in einer Serie sind oder nicht.

3. Schichten kopieren​

Schichten können einfach kopiert werden, in dem eine Schicht geöffnet oder einfach mit dem Cursor markiert wird. Dann kann über das Menü auf der rechten Seite 'kopieren und an beliebigen Tagen mit Rechtsklick eingesetzt werden. Beim Einsetzen kann ausgewählt werden, ob nur die Schicht oder auch gleich mit der Zuteilung für den Mitarbeiter eingefügt werden soll. Damit können ganze Arbeitspläne (bspw. bewährte Monate) unkompliziert in die nächsten Monate kopiert werden. Sollte beim Einfügen ein Mitarbeiter bei einem Einsatz bereits eine Absenz haben, wird dies mittels Warnung angezeigt.

4. Schichten löschen​

Schichten können gelöscht werden solange die entsprechende Planperiode noch nicht veröffentlicht wurde.

Nach der Veröffentlichung können Schichten gestrichen werden. Dies damit jederzeit nachvollzogen werden kann, was mit kommunizierten Einsätzen geschieht.

5. Mitarbeiter zuweisen​

Eine Schicht besetzen​

Durch das Anklicken einer freien Schicht erscheint auf der rechten Seite das Zuweisungsmenü, in welchem die geeigneten Mitarbeiter mit ihren Verfügbarkeitsinformationen angezeigt werden. Es werden zuerst immer die Mitarbeiter mit den passenden Funktionen und Fähigkeiten für die ausgewählte Schicht angezeigt. Mit zuweisen oder entfernen kann ein Mitarbeiter einer Schicht hinzugefügt resp. entfernt werden.

Falls du viele Mitarbeiter hast, kannst du gezielt nach Namen suchen.

Einen Mitarbeiter planen​

Wenn ein oder mehrere Mitarbeiter geplant werden sollen, können diese im Menü auf der linken Seite ausgewählt und dann durch Klicken einfach den passenden Schichten hinzugefügt resp. entfernt werden.

Zuteilen beim Erstellen der Schicht​

Es ist möglich den Mitarbeiter direkt beim Erstellen der Schicht hinzuzufügen, falls immer derselbe Einsatz von derselben Mitarbeiterin übernommen werden soll.

Arbeitsplan Darstellungen​

Der Arbeitsplan kann einerseits als Kalender und andererseits als Raster dargestellt werden.

6. Arbeitsplan veröffentlichen​

Sobald eine Zeitperiode geplant ist können die Einsätze veröffentlich werden. Der Arbeitsplan kann bis zu jedem beliebigen Datum veröffentlicht werden.

Ab diesem Zeitpunkt werden die Mitarbeiter per Push-Notification informiert, dass ihre neuen Einsätze ersichtlich sind.

Die Planung ist jederzeit live und kann beliebig angepasst werden. Es werden bei einer Anpassung werden nur die betroffenen Mitarbeiter per Push informiert.

7. Absenzen​

Geplante Absenzen können für die Planung im Kalender erfasst werden. Mitarbeiter welche eine Absenz haben, werden für die Planung in diesem Zeitraum als nicht verfügbar angezeigt.

Squadra unterscheidet folgende Abwesenheitsarten:

  • Ferien: bitte beachte, dass Squadra für den 7-Tage Betrieb ausgelegt ist, d.h. jeder Kalendertag muss als Ferien definiert werden (eine Woche Ferien sind 7 Kalendertage)
  • Ruhetag
  • Kompensation
  • Krankheit
  • Unfall
  • Mutterschaftsurlaub
  • Militärdienst
  • Andere

8. Weitere Kalendereinträge​

Der Kalender ist das Hauptelement für die Arbeitspläne und Absenzen. Neben dem Schichtplan gibt es weitere nützliche Elemente, die du für dein Team direkt im Kalender pflegen und somit mit ihnen teilen kannst:

  • Events: Informationen über bspw. Buchungungen, Gruppen, Geburtstage an einem bestimmten Tag
  • Termine: wichtige Termine, die das Team des Tages nicht vergessen kann, wie bspw. Pasta abholen.
  • Schulungen: Erfassen und Informieren über betriebsinterne Schulungen

9. Die Raster Ansicht​

Der Arbeitsplan kann statt als Kalender auch als Personen-Raster dargestellt werden. Auf dem Arbeitsplan Tab kann zwischen Kalender und Raster gewechselt werden. Im Raster sind auf der linken Seite alle Mitarbeitenden und auf der horizontalen Achse alle Tage aufgeführt. Bei den Mitarbeiter mit kritischen Werten zu Monatsbeginn wird farblich gekennzeichnet. Dabei werden Unter- / Überzeit, Ruhe- sowie Ferientage berücksichtigt. Anschliessend wird in der Raster Darstellung der monatliche Ausblick bzgl. Stunden und Ruhetage generiert.