FAQ

In diesem Dokument finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Squadra, basierend auf realen Support-Gesprächen. Zudem analysieren wir den Kommunikationsstil unseres Supports, um Ihnen ein klares Bild unserer Support-Persona zu geben.

Abrechnung & Rechnungen

Wie handhabt Squadra Doppelzahlungen?

Sollte Ihnen eine Doppelzahlung auffallen, kontaktieren Sie bitte den Support. In der Regel wird der überzahlte Betrag mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Kann ich eine Nettorechnung ohne Mehrwertsteuer mit meiner EU-VAT-Nummer erhalten?

Dies ist derzeit ein Thema, das in unserem Entwicklungsteam bearbeitet wird. Für spezifische Rechnungsanforderungen, insbesondere bezüglich EU-VAT-Nummern, wenden Sie sich bitte direkt an den Support. Wir können Ihnen gegebenenfalls Rechnungen manuell anpassen oder zusenden.

Wo finde ich den Download-Button für Rechnungen?

Ein Download-Button für Rechnungen kann fehlen und ist ein bekanntes Problem, das in der Release-Pipeline behoben wird. Sollten Sie dringend eine Rechnung benötigen, kontaktieren Sie bitte den Support, wir senden Ihnen diese manuell zu.

Zeigt Squadra eine Auswertung der Bruttolöhne inklusive Arbeitgeberbeiträge an?

Diese spezifische Auswertung ist aktuell noch nicht verfügbar. Eine Erweiterung der Payrolling-Schnittstelle in Zusammenarbeit mit Bexio ist jedoch für die Zukunft geplant, was solche automatischen Checks ermöglichen könnte.

Kann ich Spesen über die App einreichen und wie aktiviere ich das?

Ja, Spesen können über die App eingereicht werden. Sie aktivieren die Funktion unter Add-Ons. Anschliessend können Sie die Speseneinstellungen pro Betrieb unter Einstellungen > Betriebe > Spesen definieren.

Zeiterfassung & Schichtplanung

Wie kann ich mehrere Schichten auf einmal ausschreiben?

Aktuell müssen Schichten noch einzeln ausgeschrieben werden. Wir arbeiten jedoch an einer Funktion, die das gleichzeitige Ausschreiben mehrerer Schichten ermöglicht.

Was mache ich, wenn Mitarbeiter:innen ihre geplanten Schichten nicht in der App sehen?

Stellen Sie sicher, dass das Jobs Add-On aktiviert ist. Überprüfen Sie zudem, ob die Ausschreibung der Schicht nicht mehr den Status "Entwurf" hat, sondern veröffentlicht wurde.

Wie können Mitarbeitende sich auf offene Schichten bewerben?

Nachdem die geplanten Schichten über die Funktion "ausschreiben" veröffentlicht wurden, können sich Mitarbeitende direkt in der App über das Lautsprecher-Symbol darauf bewerben.

Können geplante Einsätze gelöscht oder bearbeitet werden?

Geplante, veröffentlichte und bereits eingereichte Einsätze können nach ihrem Ablaufdatum vom Mitarbeitenden nicht mehr gelöscht werden. Vor dem Ablaufdatum sollte dies noch möglich sein. Sollte ein geplanter Einsatz fehlerhaft sein und ein Bearbeiten (z.B. wegen der Meldung "Intervall ist bereits besetzt") nicht möglich sein, können Sie die bezahlte Zeit auf 0 setzen oder den Support kontaktieren, um den Einsatz manuell löschen zu lassen. Alternativ können Sie über Berichte > Hinzufügen einen neuen Einsatz korrekt erfassen.

Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeitende zu früh einstempeln, oder wie wird die Zeit bei frühem Einstempeln gezählt?

Unter Einstellungen > Betriebe > Zeiterfassung können Sie die Check-In Toleranz anpassen. Dies verhindert, dass geplante Einsätze früher gestartet werden. Wenn dennoch früher gestempelt werden soll, muss ein ungeplanter Einsatz gestartet werden. Mitarbeitende können ihre Anfangszeit beim Ausstempeln innerhalb des geplanten Startzeitpunkts anpassen.

Was tun, wenn ungeplante Einsätze nach einem geplanten Dienst nicht gestartet werden können?

Dies kann auf einen internen Fehler hindeuten. Kontaktieren Sie bitte den Support mit Angaben zum betroffenen Mitarbeiter und Tag, damit das Problem analysiert und behoben werden kann.

Kann ich Schichten für Home-Office oder flexible Bürozeiten ohne QR-Code-Stempeln einrichten?

Ja, dafür können Sie in den Einstellungen des jeweiligen Betriebs eine spezielle Schichtart (z.B. "Admin / Office") erstellen. Stellen Sie sicher, dass bei dieser Schichtart die Anwesenheitskontrolle nicht aktiviert ist. Die entsprechenden Mitarbeitenden können dann ihre Zeiten einfach über ungeplante Einsätze erfassen und einreichen.

Wie kann ich Überstunden oder Saldi aus einem vorherigen System oder alten Verträgen in Squadra übertragen?

Um die Saldi-Übersicht korrekt anzuzeigen, können Sie die Startdaten der Verträge auf den Beginn der Zeiterfassung in Squadra anpassen. Für eine umfassende Übernahme historischer Überstunden oder komplexerer Saldi-Daten von vor dem Squadra-Start, bietet der Support an, eine Videokonferenz aufzusetzen, um dies gemeinsam zu lösen. Saldi von alten Verträgen werden aktuell nicht automatisch auf neue Verträge übertragen und müssen vom Manager manuell über Buchungen vorgenommen werden.

Ich sehe in den Berichten oder Löhnen "Unbekannter Wert" oder "Kritische Warnung".

Dies sind in der Regel Anzeigefehler (Bugs). Bitte melden Sie diese dem Support. Sie werden zeitnah behoben.

Wie werden Ferien gemäss L-GAV in Squadra berechnet?

Gemäss L-GAV basiert die Ferienberechnung auf einem 7-Tage-System, was 35 Kalendertage oder 5 Wochen Ferien pro Jahr entspricht, nicht 25 Arbeitstagen. Ein Ferientag wird mit dem individuellen täglichen Sollpensum des Mitarbeiters berechnet. Wenn Sie beispielsweise einen ganzen Monat frei nehmen, werden 30 Ferientage vom Saldo abgezogen, da das L-GAV auf Kalendertagen basiert.

Mitarbeiterverwaltung

Wie weise ich einem Mitarbeiter zwei verschiedene Funktionen oder Teams mit unterschiedlichen Stundenlöhnen zu?

Um einem Mitarbeiter eine zusätzliche Funktion in einem anderen Team zuzuweisen, gehen Sie zu Team > Profil des Mitarbeiters > Verträge. Fügen Sie dort einen neuen Vertrag für die zusätzliche Funktion hinzu. Stellen Sie sicher, dass im jeweiligen Betrieb unter Einstellungen > Betriebe entsprechende Funktionen und Schichtarten definiert sind.

Warum sind deaktivierte Mitarbeiter noch in der Planung sichtbar?

Deaktivierte Mitarbeiter sollten nicht mehr in der aktiven Planung erscheinen. Falls dies der Fall ist, handelt es sich um einen Fehler, den Sie bitte dem Support melden.

Ein Mitarbeiter erhält die Einladungs-E-Mail nicht oder kann sich nicht registrieren. Was tun?

Nutzen Sie das Kopier-Icon neben dem Mitarbeiternamen im Team-Bereich, um den persönlichen Einladungslink zu kopieren und dem Mitarbeiter per E-Mail oder Messenger zu senden. Wichtig ist, dass Sie den Link nicht selbst anklicken. Bei Problemen mit alten Handymodellen oder Browsern kann der Support auch manuell einen Benutzer mit einem temporären Passwort anlegen. Beachten Sie, dass QR-Codes primär für die App-Installation und das Onboarding auf Mobilgeräten gedacht sind.

Ein Mitarbeiter wurde unerwartet inaktiv gesetzt. Woran liegt das?

Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter einen gültigen Vertrag mit einem Start- und keinem abgelaufenen Enddatum hat und einem Team zugeordnet ist. Es ist auch möglich, dass ein Vertrag versehentlich gelöscht wurde. Die Vertragshistorie kann Aufschluss geben.

Wie ändere ich die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters, wenn er keinen Zugriff mehr auf die alte hat?

Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf seine alte E-Mail-Adresse hat und sein Passwort vergessen hat, muss sein Profil auf die neue E-Mail-Adresse umgeschlüsselt werden. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Support.

Kann ich Stammdaten von Mitarbeitenden aus einer Firma in eine andere Squadra-Firma übertragen?

Aktuell ist dies leider nicht möglich, da Profile firmenspezifisch sind. Diese Funktion steht jedoch auf unserer Liste für zukünftige Verbesserungen.

Was bedeutet der Status "Einladung angenommen" bei einem Mitarbeiter in der Einrichtung?

Der Status "Einladung angenommen" bedeutet, dass der Mitarbeiter den Einladungslink geklickt hat, aber den Anmeldevorgang bzw. das Onboarding (z.B. Eingabe der persönlichen Daten und Festlegen des Passworts) noch nicht vollständig abgeschlossen hat.

Kann die PIN-Eingabe beim Stempeln am Tablet erzwungen werden?

Ja, die PIN-Eingabe kann in den Einstellungen des jeweiligen Tablets oder der Zeiterfassungsstation definiert werden. Stellen Sie sicher, dass diese Option aktiviert ist, damit alle Mitarbeitenden ihren PIN beim Stempeln eingeben müssen.

Feature-spezifische Fragen

Wie kann ich das Checklisten-Add-On nutzen?

Nach der Aktivierung des Add-Ons können Sie Checklisten unter Einstellungen > Betriebe > Checklisten definieren und Aufgaben hinzufügen. Anschliessend können diese Checklisten einzelnen Schichten im Arbeitsplan oder direkt Schichtarten in den Einstellungen zugewiesen werden. Funktionen wie das Kopieren von Checklisten, die Erfassung von Textfeldern (z.B. für Temperaturen) und die Sichtbarkeit auf Terminals sind für die Version 1.1 geplant.

Ich sehe eine "Website unsicher"-Warnung, wenn ich app.squadra.work im Browser öffne.

Dies kann verschiedene Ursachen haben, oft liegt es an lokalen Netzwerk- oder Firewall-Einstellungen, die bestimmte Domain-Endungen (.work, .club etc.) automatisch als unsicher markieren. Versuchen Sie, die Seite mit CTRL-Shift-R neu zu laden oder app.squadra.work in den Einstellungen Ihres Browsers oder Ihrer Firewall auf die Whitelist zu setzen. Sollte das Problem bestehen bleiben, kontaktieren Sie bitte den Support.