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Schichtanzeigen (Jobs)

Mit dem Modul für Schichtanzeigen – auch als Jobs bezeichnet – können administrative Benutzer offene Schichten im Web-Interface ausschreiben, gezielt Kandidat:innen einladen und eingehende Bewerbungen verwalten.

1. Einen neuen Job ausschreiben​

Wenn im Dienstplan unbesetzte Schichten existieren, können diese direkt als offene Schicht (kfr. Job) für berechtigte Mitarbeitende ausgeschrieben werden.

Vorgehensweise:​

  1. Navigieren Sie im Web-Interface zum Arbeitsplan.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte unbesetzte Schicht, um das rechte Detailfenster zu öffnen.
  3. Wählen Sie im Menü die Option Ausschreiben (Symbol mit dem Megafon).
  4. Konfigurieren Sie die Job-Parameter im Overlay-Fenster:
    • Lohn: Wählen Sie aus, ob die Abrechnung nach dem Gehalt des Arbeitnehmervertrags oder über ein individuelles Gehalt für diesen spezifischen Einsatz erfolgen soll.
    • Kandidat:innen-Filter: Schränken Sie den Kreis der potenziellen Bewerber ein. Sie können gezielt nach Betrieb filtern oder Optionen wie „Nur verfügbare Mitarbeiter“, „Nur geeignete Mitarbeiter“ sowie Einschränkungen hinsichtlich eingereichter Verfügbarkeiten aktivieren.
    • Mitarbeitende direkt einladen: Sie können bestimmte Personen über die Suchmaske direkt auswählen und dem Job per Checkbox hinzufügen.
  5. Ergänzen Sie zusätzliche Informationen wie den Titel und eine aussagekräftige Beschreibung (z. B. „Wir brauchen kurzfristige Unterstützung.“).
  6. Klicken Sie auf Entwurf speichern oder direkt auf Veröffentlichen.

2. Verwaltung und Zuweisung im Menü "Jobs"​

Nachdem ein Job erstellt wurde, fließen alle Aktivitäten im dedizierten Menüpunkt Jobs in der linken Navigationsleiste zusammen.

Bewerbungsverfahren und Status-Reiter​

Die Kandidat:innenverwaltung innerhalb eines geöffneten Jobs ist in mehrere Abschnitte unterteilt, die den Fortschritt der Besetzung abbilden:

  • Eingeladen: Listet alle Mitarbeitenden auf, die beim Erstellen des Jobs gezielt als Wunschkandidat:innen ausgewählt wurden.
  • Nicht interessiert: Zeigt Personen, die den Job in ihrer mobilen App aktiv abgelehnt haben.
  • Bestätigung ausstehend: Enthält Personen, denen die Schicht angeboten wurde, deren Rückmeldung aber noch fehlt.
  • Bewerben: Hier werden alle Mitarbeitenden aufgelistet, die sich eigenständig über die Smartphone-App für die Schicht beworben haben.
  • Zugewiesen: Zeigt die Person, die den Zuschlag für die Schicht erhalten hat.
  • Gestrichen: Listet Personen auf, die aus dem Verfahren entfernt wurden.

Bewerbungen bearbeiten (Zuweisen oder Ablehnen)​

Sobald sich eine Person bewirbt, erscheint sie mit einem Zeitstempel im Reiter Bewerben. Als Administrator können Sie nun final entscheiden:

  • Zuweisen: Ein Klick auf den grünen Button Zuweisen teilt die Schicht verbindlich zu. Der Status des Mitarbeitenden ändert sich automatisch auf Zugewiesen.
  • Ablehnen: Ein Klick auf den roten Button Ablehnen weist die Bewerbung zurück.

3. Schichten nachträglich anpassen​

Sollten sich die Rahmenbedingungen eines bereits zugewiesenen oder ausgeschriebenen Jobs ändern, können Sie die Zeiten korrigieren.

Vorgehensweise:​

  1. Klicken Sie in der Job- oder Arbeitsplanübersicht auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie im Pop-up aus, ob die Änderung nur für Diese Schicht oder auch für folgende Schichten der Serie gelten soll.
  3. Passen Sie das Datum sowie die Start- und Endzeit an (z. B. Verschiebung von 12:00 Uhr auf 12:30 Uhr) und klicken Sie auf Speichern.
Automatische Synchronisation

Sobald Sie eine Schicht anpassen, für die bereits Bewerbungen laufen, aktualisiert Squadra die Daten in Echtzeit. Der Job wechselt in den Status „Bestätigung ausstehend“. Mitarbeitende werden in der Smartphone-App über die Änderung informiert und müssen die angepassten Zeiten vor der finalen Zuweisung nochmals bestätigen.

4. Bewerbungsstopp​

Wenn Sie keine weiteren Bewerbungen für eine ausgeschriebene Position mehr zulassen möchten, können Sie das Verfahren jederzeit sperren.

  • Klicken Sie oben rechts innerhalb des Jobs auf den roten Button Keine Bewerbungen annehmen.
  • Das Inserat wird daraufhin für Mitarbeitende auf dem mobilen Marktplatz ausgeblendet, und es können keine neuen Anfragen mehr eingereicht werden.

Unbeantwortete Bewerbungen werden vor Schichtbeginn automatisch abgelehnt und die Bewerberin wird mittels Push Nachricht darüber informiert.