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Berichte & Arbeitszeitkontrolle

Das Berichtsmodul in Squadra ist das zentrale Kontrollwerkzeug für alle geleisteten Arbeitszeiten Ihres Teams. Es ist von Grund auf so konzipiert, dass es eine lückenlose, manipulationssichere und L-GAV-konforme digitale Arbeitszeitkontrolle gewährleistet.

1. Das kryptografische Validierungsverfahren (Hash-System)​

Um den strengen gesetzlichen Anforderungen an eine unveränderliche Zeiterfassung gerecht zu werden, nutzt Squadra ein automatisiertes, zweistufiges Verschlüsselungsverfahren. Jede eingereichte und bestätigte Zeitperiode wird digital versiegelt.

Die zwei Stufen der Validierung:​

  • Stufe 1: Einreichung durch den Mitarbeitenden (Einfaches Häkchen) Sobald ein Mitarbeitender seine Arbeitszeit am Ende einer Schicht über die mobile App oder das Terminal einreicht, wird der Datensatz verschlüsselt. Im Backend wird dieser Eintrag mit dem Status „Eingereicht“ und einem einzelnen grünen Häkchen markiert.
  • Stufe 2: Genehmigung durch den Vorgesetzten (Doppeltes Häkchen) Prüft und genehmigt die vorgesetzte Person diesen Eintrag in der Admin-Oberfläche, wird das Dokument ein zweites Mal verschlüsselt und final visiert. Der Datensatz erhält ein doppeltes grünes Häkchen. Damit gilt die Arbeitszeitkontrolle für beide Parteien als rechtlich genehmigt und versiegelt.

(Video: Übersicht der Validierungen und Berichte im Web-Interface)

2. Umgang mit Änderungen (Wiedervorlage-Workflow)​

Sollte ein bereits verschlüsselter Datensatz nachträglich modifiziert werden müssen, greift die automatische Integritätsprüfung des Systems:

  • Bruch des Hashes: Sobald eine Partei (z. B. der Vorgesetzte) eine manuelle Korrektur an den Zeiten, Pausen oder Schichtarten vornimmt, wird der bestehende kryptografische Datensicherungs-Hash der anderen Partei sofort gebrochen.
  • Wiedervorlage-Schleife: Der Datensatz verliert seine finale Gültigkeit und wird zur erneuten Überprüfung zurückgespielt:
    • Nimmt der Vorgesetzte Änderungen im Web-Interface vor, wird der Eintrag zur Wiedervorlage in die Smartphone-App des Mitarbeitenden gespielt, damit dieser die Anpassung bestätigen kann.
    • Ändert der Mitarbeitende Daten, fordert das System eine erneute Freigabe im Web-Interface des Vorgesetzten ein.
  • Erst wenn beide Parteien dem korrigierten Datensatz erneut zugestimmt haben, werden die Hashes neu generiert und das doppelte grüne Häkchen erscheint wieder.

3. Navigation und Auswertungen im Web-Interface​

Das Berichtsmodul gliedert sich in vier spezialisierte Reiter, die Ihnen die tägliche Kontrolle und die Lohnvorbereitung erleichtern:

Betriebe​

Ermöglicht die Filterung nach spezifischen Betriebsteilen und Datumsbereichen (z. B. Tagesansicht, vordefinierter oder benutzerdefinierter Monat), um den Status aller Einsätze (Geplant, Läuft, Eingereicht, Visiert) im Detail zu kontrollieren.

Mitarbeitende​

Eine personenbezogene Übersicht. Hier sehen Sie für den ausgewählten Zeitraum exakt alle Sollstunden, die gemessene Ist-Zeit, die tatsächlich zu bezahlende Arbeitszeit sowie den aktuellen Visisierungs- und Verschlüsselungsstatus pro Schicht.

Buchungen​

Listet manuelle Kontenbewegungen und Buchungen auf (z. B. eingetragene Ferientage oder manuelle Korrekturen), inklusive Notizen und dem Namen des Erstellers.

Saldi​

Das zentrale Dashboard für die Lohnvorbereitung. Es liefert eine kompakte Übersicht aller Mitarbeitenden inklusive aktueller Zeitsaldi, angefallener Überzeit, verbleibender Urlaubsansprüche (geplant, gebraucht, offen) sowie Feiertage.

Datenexport

Alle gefilterten Listen in den Ansichten Betriebe, Mitarbeitende oder Saldi können über den Button Exportieren oben rechts direkt als CSV- oder Excel-Datei für externe Prüfungen oder Ihre Buchhaltungssoftware heruntergeladen werden.