Mitarbeitende verwalten
In Squadra bildest du dein Team digital ab. Du kannst festlegen, welche Daten von deinen Mitarbeitenden erfasst werden müssen, um ein vollständiges, digitales Personaldossier zu erhalten.
Deine Mitarbeiter kannst du einfach per E-Mail einladen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Kapitel Mitarbeiterverwaltung.
Konfiguration des Mitarbeiter-Profils
Bevor du dein Team einlädst, solltest du definieren, wie umfassend ein Profil in deinem Squadra sein soll. Grundsätzlich benötigt ein Profil mindestens:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
1. Standard-Felder (Erweitert)
Du kannst das Profil mit folgenden vordefinierten Feldern ergänzen. Dabei kannst du für jedes Feld individuell steuern, ob die Eingabe erforderlich (Pflichtfeld) oder optional ist.
- Geburtstag & Geschlecht
- Familienstand & Nationalität
- Adresse (Straße, PLZ, Ort)
- Telefonnummer
- AHV-Nummer
- IBAN (Bankverbindung)
2. Benutzerdefinierte Felder
Reichen die Standardfelder nicht aus? Du kannst beliebig viele eigene Felder hinzufügen, um das digitale Mitarbeiterdossier abzurunden (z. B. für Passkopien, T-Shirt-Größe oder Notfallkontakte).
Du definierst dabei die Beschreibung (was soll der Mitarbeiter eingeben?) und das Format:
| Format | Verwendung |
|---|---|
| Kurzer Text | Für einfache Infos (z. B. "T-Shirt Größe"). |
| Langer Text | Für ausführliche Beschreibungen. |
| Bild | Z. B. für ein Profilfoto. |
| Einzelauswahl | Dropdown-Menü (z. B. "Führerschein vorhanden: Ja/Nein"). |
| PDF-Datei | Z. B. für Passkopien oder Zertifikate. |
Auch hier kannst du festlegen, ob das Feld erforderlich oder optional ist.
3. Interne Felder (HR Only)
Es gibt Situationen, in denen du Informationen speichern möchtest, die der Mitarbeiter selbst nicht sehen soll.
Du kannst benutzerdefinierte Felder für den internen Gebrauch anlegen. Diese eignen sich für:
- Interne Kommentare
- Besondere Vereinbarungen
- Interne Bewertungen oder Notizen
Diese Felder sind für den Mitarbeitenden in der App unsichtbar und können nur von HR-Verantwortlichen (Admins/Eigentümern) eingesehen und bearbeitet werden.
Sämtliche Felder des Mitarbeiterdossiers – sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Felder – können dynamisch bei der Erstellung von digitalen Verträgen verwendet werden. Das bedeutet: Einmal gepflegt, werden die Daten automatisch in den Arbeitsvertrag übernommen.