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Abrechnung und Rechnungsstellung

Bei Squadra zahlst du nur für das, was du tatsächlich nutzt. Unser Abrechnungsmodell ist so gestaltet, dass es sich automatisch an die Größe und Aktivität deines Teams anpasst und stets die kosteneffizienteste Option wählt.

Video-Tutorial

In diesem Screenrecording siehst du die Benutzeroberfläche und die wichtigsten Klicks zur Verwaltung deiner Abrechnung:

1. Abrechnungsmodelle im Überblick​

Wir unterscheiden zwischen zwei Hauptmodellen, um die Kosten für deine Mitarbeitenden zu optimieren. Squadra führt am Ende des Monats automatisch eine Best-Price-Abrechnung durch.

Flex-Modell (Abrechnung nach Nutzung)​

Dieses Modell eignet sich ideal für Teilzeitkräfte oder unregelmäßige Einsätze.

  • Effektive Nutzung: Die Kosten werden pro Arbeitsstunde berechnet.
  • Kostendach: Du zahlst nur bis zu einem festgelegten Maximalbetrag pro Mitarbeiter. Danach ist die weitere Nutzung in diesem Monat kostenfrei.

Lizenzen (Pauschalmodell)​

Für Mitarbeitende mit hohen Pensen oder Vollzeitstellen ist das Lizenzmodell meist kosteneffizienter.

  • Pool-Prinzip: Lizenzen sind nicht personengebunden.
  • Automatische Optimierung: Das System weist vorhandene Lizenzen automatisch den Mitarbeitenden mit den meisten Arbeitsstunden zu. Alle weiteren Personen werden automatisch über das günstigere Flex-Modell abgerechnet.
  • Kauf: Lizenzen können unter Einstellungen > [Betrieb] > Abrechnung & Plan für 3, 6 oder 12 Monate im Voraus erworben werden.

2. Abrechnungskonten verwalten​

Ein Abrechnungskonto bündelt deine Zahlungsinformationen, Rechnungsadressen und die Zuweisung deiner Betriebe.

Konfiguration​

Unter Einstellungen > Bezahlung > Abrechnungskonten kannst du Konten verwalten. Ein Konto enthält:

  • Rechnungsadresse: Die offizielle Anschrift für die Buchhaltung.
  • Zahlungsart: Wahlweise per Rechnung oder Kreditkarte.

Zuweisung von Betrieben​

Jeder Betrieb in Squadra muss zwingend einem Abrechnungskonto zugewiesen sein.

  • Ein Abrechnungskonto kann für mehrere Betriebe gleichzeitig genutzt werden (ideal für Unternehmensgruppen).
  • Die Zuweisung erfolgt unter: Einstellungen > Betriebe > Abrechnung & Plan > Reiter Abrechnungskonto.
Best Practice

Falls du mehrere rechtlich eigenständige Firmen innerhalb von Squadra verwaltest, erstelle pro Firma ein eigenes Abrechnungskonto, um getrennte Rechnungen mit den korrekten Firmendaten zu erhalten.

3. Rechnungsübersicht & Nutzung​

Rechnungen einsehen​

Im Reiter Rechnungen findest du eine chronologische Liste aller Belege.

  • Status-Tracking: Verfolge, ob Rechnungen als Hängig, Überfällig oder bezahlt markiert sind.
  • Detailansicht: Klicke auf eine Rechnungszeile, um die Posten (z. B. "Kosten für Billing Test") zu sehen.

Nutzung (Usage) & Preisgestaltung​

  • Nutzungsanalyse: Im Reiter Nutzung kannst du pro Monat genau nachvollziehen, welche Leistungen (z. B. "Pro Unterstützung") in welcher Menge angefallen sind.
  • Tarife: Unter Preisgestaltung sind deine individuell ausgehandelten Unternehmenstarife, Stundensätze und die Gültigkeitszeiträume hinterlegt.

4. Add-Ons​

Add-Ons erweitern den Funktionsumfang deiner Betriebe (z. B. digitale Verträge, Trinkgeldverteilung, Schicht-Anzeigen).

Aktivierung & Steuerung​

  • Betriebsebene: Add-Ons werden pro Betrieb aktiviert.
  • Zentrale Verwaltung: Über den Hauptmenüpunkt Add-ons (Sidebar unten links) kannst du ein Modul auswählen und über Verwalten per Toggle-Schalter für spezifische Betriebe aktivieren oder deaktivieren.

Abrechnung von Add-Ons​

  • Die Kosten erfolgen gemäß der aktuellen Preisliste basierend auf der effektiven Nutzung.
  • Add-Ons, die nach Anzahl aktiver Mitarbeiter (mit aktivem Vertrag) verrechnet werden, berechnet das System tagesgenau.