Zum Hauptinhalt springen

Einfach starten

Willkommen bei Squadra! Dieser Guide führt dich in wenigen Minuten von der Registrierung bis zum ersten Arbeitsplan.

1. Erstelle deine Firma​

Melde dich an und erstelle in wenigen Schritten deine Firmenumgebung.

  • Web: Registriere dich unter https://app.squadra.work/signup und teste Squadra kostenlos.
  • Mobile: Lade dir die Squadra App (iOS/Android) auf dein Smartphone und logge dich mit denselben Daten ein.
Warum die App?

Installiere die App gleich zu Beginn. So siehst du sofort, wie der Dienstplan später für deine Mitarbeiter aussieht.

2. Definiere die Funktionen (Job Titel)​

Welche Funktionen gibt es in deinem Betrieb? (z.B. Koch:Köchin, Betriebsleiter:in, Service Mitarbeiter:in, etc.).

Gehe zu Einstellungen > Betriebe > Funktionen. Du kannst diese frei definieren. Zum Testen empfehlen wir, mindestens diese zwei zu erstellen:

  • Betriebsleitung
  • Mitarbeiter:in

3. Definiere die Schichtarten​

Schichtarten verknüpfen eine Tätigkeit mit einer Funktion.

Gehe zu Einstellungen > Betriebe > Schichtarten. Erstelle z.B. die Schichtart "Service" und weise ihr die Funktion zu, die diese Schicht übernehmen darf (z.B. "Mitarbeiter:in").

4. Füge Mitarbeiter:innen hinzu​

Navigiere zum Menüpunkt Team. Hier kannst du Mitarbeiter einladen oder manuell hinzufügen.

Wichtig: Dich selbst sichtbar machen

Standardmäßig tauchst du als Admin nicht im Dienstplan auf. Damit du dich selbst einplanen kannst:

  1. Setze den Filter im Team auf "Alle Betriebe".
  2. Klicke auf dein eigenes Profil.
  3. Füge dir einen Vertrag hinzu.

Sobald ein Mitarbeiter (oder du selbst) einen Vertrag hat, erscheint die Person im Planungs-Team.

5. Erstelle den Schichtplan​

Wechsle in den Kalender.

  1. Erstellen: Klicke auf + Neu oder mache einen Doppelklick auf ein Datum.
  2. Definieren: Wähle die Schichtart (z.B. Service), Start- und Endzeit.
  3. Zuweisen: Klicke auf die noch leere Schicht und wähle eine:n verfügbare:n Mitarbeiter:in aus.
  4. Veröffentlichen: Klicke oben rechts auf "Veröffentlichen". Dein Team erhält nun eine Push-Nachricht auf das Handy.

6. Zeiterfassung​

Deine Mitarbeiter haben nun drei Wege, Zeiten zu erfassen:

  • Mobile App: Mit GPS-Standort (optional).
  • QR-Code: Scan eines Codes im Betrieb via App.
  • Terminal: Über das Tablet vor Ort https://terminal.squadra.work.

Sie können Einsätze starten, pausieren, stoppen und am Ende des Tages einreichen.

7. Arbeitszeitkontrolle​

Gehe zum Menüpunkt Berichte. Hier kontrollierst und visierst du die eingereichten Zeiten.

  • Korrekturen: Wenn du eine Zeit anpasst, muss der Mitarbeiter diese Änderung in seiner App kurz bestätigen ("Gegenbestätigung"). Das schafft Transparenz.

8. Lohn- und Kostenkontrolle​

Unter Auswertungen siehst du den Live-Vergleich deiner Lohnkosten mit dem Budget. Am Monatsende kannst du alle Lohn- und Stundendaten mit einem Klick für dein Payrolling-System exportieren.

Bereit für mehr Details?​