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Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in Squadra ist flexibel gestaltet, um sich optimal an die Gegebenheiten in deinem Betrieb anzupassen. Deine erfassten Zeiten bilden die direkte Basis für dein Stundenkonto und die spätere Lohnabrechnung.

Generelle Möglichkeiten der Zeiterfassung​

Je nachdem, welche Vorgaben dein Arbeitgeber definiert hat, stehen dir zwei primäre Wege zur mobilen Zeiterfassung zur Verfügung:

  • Standard-Zeiterfassung per App: Du kannst deine Schichten direkt und ortsunabhängig über die Oberfläche der App starten, pausieren und beenden.
  • Zeiterfassung per QR-Code: Verlangt dein Betrieb eine physische Präsenzkontrolle vor Ort, wird die Zeiterfassung an das Scannen eines QR-Codes gekoppelt. Der Timer lässt sich in diesem Fall erst aktivieren, wenn du den im Betrieb platzierten Code mit der Smartphone-Kamera erfasst hast.
Konfiguration im Web-Backend

Die Steuerung, welche Methode für welchen Betrieb gilt, legen Vorgesetzte im Web-Interface unter Einstellungen > Betriebe > [Ihr Betrieb] > Anwesenheitskontrolle fest.

Geplanter Einsatz​

Wenn du im Dienstplan für eine Schicht eingeteilt bist, erinnert dich Squadra direkt auf dem Dashboard an deinen bevorstehenden Einsatz.

Vorgehensweise:

  1. Auf der Startseite siehst du deine nächste geplante Schicht (inklusive Countdown, z. B. „in 21 Minuten“).
  2. Tippe auf die Schichtkarte, um die Einsatzdetails (Schichtart, Betrieb, geplante Dauer) zu öffnen.
  3. Tippe unten auf den blauen Button „Einsatz starten“.
  4. Womit startest du? Falls deine Schicht verschiedene Aufgabenbereiche umfasst, wähle die entsprechende Aktivität aus (z. B. Produkt oder Sales), um den Timer zu aktivieren.

(Video: Geplanten Einsatz starten & Schichtart wählen)

Ungeplanter Einsatz​

Solltest du spontan im Betrieb aushelfen oder zusätzliche Arbeit verrichten, die nicht im Dienstplan vorgesehen war, kannst du flexibel einen ungeplanten Einsatz starten.

Vorgehensweise:

  1. Tippe auf dem Dashboard unten rechts auf das lila Plus-Symbol (+).
  2. Wähle aus der Schnellaktionsliste den Punkt „Einsatz starten“ (Play-Button).
  3. Details festlegen: Wähle den Betrieb, die Schichtart und optional das Projekt aus, für das du tätig wirst.
  4. Bestätige mit „Einsatz starten“.
Flexibler Tätigkeitswechsel (Fliegender Wechsel)

Musst du während deines ungeplanten Einsatzes spontan die Aufgabe wechseln, öffne die Einsatz-Detailansicht und tippe einfach auf den Play-Button neben der neuen Schichtart (z. B. Wechsel von Produkt zu Sales). Der vorherige Timer pausiert automatisch und die Zeit läuft nahtlos auf die neue Kategorie weiter.

(Video: Laufenden Einsatz verwalten, beenden und Spesen hinzufügen)

Zeit stoppen und einreichen​

Sobald deine Arbeit erledigt ist, beendest du den Timer, um die Schicht an das System zu übermitteln.

Vorgehensweise:

  1. Tippe im laufenden Einsatz auf den roten Button „Einsatz beenden“.
  2. Du gelangst auf die Zusammenfassungs- und Quittierungsseite.
  3. Überprüfe die erfassten Zeiten (Gesamtzeit und Aufteilung auf die Schichtarten).
  4. Klicke auf „Arbeitszeit einreichen“, um die Schicht abzuschließen.

Nachträgliche Zeitanpassung​

Je nach den individuellen Einstellungen deiner Firma im Backend kann es erlaubt sein, dass du falsch gemessene Zeiten (z. B. wenn du dich verspätet eingestempelt hast) auf der Abschlussseite vor dem Absenden manuell korrigieren und anpassen darfst. Ist diese Option deaktiviert, werden die exakt gemessenen Serverzeiten unveränderlich übernommen.

Notizen bei Toleranzüberschreitungen und Ereignissen​

Das System gleicht deine effektiv gemessenen Zeiten mit den Vorgaben des Dienstplans ab. In bestimmten Fällen fordert dich Squadra beim Einreichen zwingend dazu auf, eine Notiz für deinen Vorgesetzten zu hinterlassen:

  • Toleranzüberschreitungen: Wenn du deutlich früher/später als geplant kommst oder gehst und dabei die betrieblichen Toleranzgrenzen überschreitest, öffnet sich ein Pflichtfeld für Begründungen.
  • Besondere Ereignisse & Ungeplante Einsätze: Bei jedem ungeplanten Einsatz erscheint die Aufforderung: „Bitte sag uns, warum du arbeiten musstest, obwohl du nicht geplant warst.“ Erst nach Eingabe dieser Begründung (z. B. „Ersatz für kranken Kollegen“) lässt sich die Arbeitszeit einreichen.

Direktes Einreichen von Spesen nach Schichtende​

Nachdem deine Arbeitszeit erfolgreich übermittelt wurde, zeigt die App den „Feierabend!“-Bildschirm an. Hier hast du die Option, sofort „Spesen hinzufügen“ zu wählen:

  1. Wähle den Spesentyp aus (z. B. Reisespesen).
  2. Trage den Betrag ein und verfasse eine kurze Beschreibung (z. B. „Fahrtkosten für Materialtransport“).
  3. Tippe auf „Foto hochladen“, um die Quittung direkt abzufotografieren oder aus deiner Fotogalerie hochzuladen.
  4. Klicke auf „Speichern“. Die Auslage wird direkt mit deinem soeben beendeten Einsatz verknüpft und an den Vorgesetzten zur Prüfung übermittelt.

Best Practice für Mitarbeitende​

  • Sofort starten: Starte den Einsatz idealerweise genau in dem Moment, in dem du mit der Arbeit beginnst. So vergisst du keine wertvollen Minuten.
  • Transparenz: Durch die Wahl der richtigen Schichtart weiß dein Teamleiter sofort, in welchem Bereich du ausgeholfen hast, was die spätere Freigabe der Stunden beschleunigt.
Dashboard-Check

Du kannst die App während der Arbeit schließen. Wenn du sie wieder öffnest, siehst du ganz oben auf der Startseite sofort deinen laufenden Einsatz inklusive der bisher geleisteten Zeit.